Werkbonnen op papier die kwijtraken, F-gassen-mutaties die met de hand bijgehouden worden en een planning die in vier verschillende Google Calendars staat. Dat was mijn werkelijkheid jarenlang. Tot ik er zo gek van werd dat ik mijn eigen software heb gebouwd: Snellio. In dit artikel vertel ik waarom ik dat deed en waarom ik tegenwoordig al mijn werkbonnen, planning en facturatie via dit programma laat lopen.
Waarom een installateur zijn eigen software bouwt
Als koeltechnisch monteur ben je op één dag soms drie verschillende personen tegelijk. ’s Ochtends bij de eerste klant ben je vakman. Tussen twee opdrachten door ben je planner. ’s Avonds aan de keukentafel ben je administrateur. Voeg daar de eisen van de F-Gassen regelgeving, BRL100-audits en de wens van klanten om alles digitaal te krijgen aan toe, en je hebt een dagindeling die nooit echt klopt.
Ik heb jarenlang gezocht naar één programma dat al die rollen kon ondersteunen. Wat ik vond, was óf veel te duur (vaak honderden euro’s per maand per gebruiker), óf gemaakt voor schilders en aannemers en niet voor mensen die met koudemiddelen werken. Een tool die niets wist van GWP-berekeningen, lekcontrole-cycli of het verschil tussen R32 en R290 was voor mij geen tool.
Dus heb ik ‘m zelf gebouwd. Niet door een SaaS-bureau, niet door een consultant die nog nooit een manifoldset heeft vastgehad. Gewoon door iemand die zelf wekelijks bij klanten over de vloer komt en die weet welke knoppen nodig zijn op een telefoon-app als je met koude handen op een steiger staat. Die software heet Snellio.
Wat Snellio in de praktijk doet
Snellio is een Nederlandse CRM- en werkbonsoftware speciaal voor koeltechniek- en airco-bedrijven. In één applicatie staan al mijn klanten, al hun installaties, alle openstaande werkorders, mijn planning en de F-gassen flesregistratie. Geen losse Excel-bestanden meer, geen Word-template voor offertes, geen separate boekhoudprogramma waar ik ’s avonds nog naar moet exporteren.
Digitale werkbon op de telefoon
Bij elke klant open ik mijn telefoon en zie ik direct welke installatie ik voor me heb. De klant, het adres, het merk en type van de unit, eerdere bezoeken en alle vorige meetwaarden. Tijdens het werk vul ik handelingen in met de juiste meetwaardes: werkdrukken, oververhitting, vacuümwaarde, vulgewicht koudemiddel. Aan het einde tekent de klant op het scherm, en binnen een minuut zit de PDF van de werkbon al in zijn e-mail. Voor ik weer in de auto stap.
F-gassen en koudemiddelen automatisch bijhouden
Dit was voor mij een van de grootste tijdwinsten. Elke vulling of aftapping van koudemiddel komt automatisch in de fles-balans terecht. Snellio weet hoeveel R32 of R290 ik in mijn bus heb, wat ik vandaag bij klanten heb gebruikt en wat er nog over is. Op het moment dat ik bij de groothandel een nieuwe fles haal, scan ik ‘m in en hij wordt automatisch toegevoegd. Geen Excel-administratie, geen handgeschreven logboek meer.
Voor de jaarlijkse BRL100-audit is dat ook een uitkomst. Eén knop, en het complete jaar-rapport rolt eruit. Klaar voor de auditor. Wat vroeger een hele zaterdag stress was, is nu drie minuten werk.
Planning die voor zichzelf werkt
De planning in Snellio is gekoppeld met mijn Google Calendar. Plan ik een nieuwe afspraak in via de software, dan staat hij meteen op mijn telefoon. Plan ik iets in de Google Calendar zelf, dan ziet Snellio dat ook. Het is bidirectioneel, wat klinkt als een detail maar in de praktijk goud waard is. Geen dubbele afspraken meer.
Voor mij als eenmanszaak werkt dat al perfect, maar Snellio is ook gebouwd voor bedrijven met meerdere monteurs. Het dispatch-board laat zien wie wat doet, welke monteur welk gebied bedient, en monteurs zien op hun eigen telefoon-app alleen hun eigen orders. Niet de planning van anderen waar ze in verdwalen.
Facturatie en boekhouding zonder dubbel werk
Hier zat een van mijn grootste tijdvreters. Vroeger maakte ik ’s avonds van elke werkbon handmatig een factuur in mijn boekhoudpakket. Met Snellio rolt de factuur direct uit de werkbon en wordt ‘m doorgestuurd naar mijn boekhouding. De koppeling werkt met de bekende Nederlandse pakketten: Moneybird, SnelStart, Exact en WeFact. Eén keer instellen en daarna verloopt het automatisch.
Bovendien zit er een Mollie-koppeling in, waardoor de klant met iDeal kan betalen via een link in de factuur-e-mail. De betaalstatus update direct in Snellio, dus ik zie meteen wie heeft betaald en wie nog niet. Geen rappels meer die ik vergeet te sturen.
Waarom dit voor u als klant ook een verschil maakt
U vraagt zich misschien af waarom ik dit in een blog op mijn klantsite zet. Heel simpel: u merkt het verschil. Concreet:
- U krijgt direct na het bezoek uw werkbon per e-mail, met alle gemeten waarden netjes uitgewerkt. Geen wachten op een papieren bon die misschien morgen volgt.
- Bij een vervolgafspraak heb ik direct uw geschiedenis paraat. Welke installatie u heeft, wat ik vorige keer gemeten heb, welke wijzigingen er sinds toen zijn. Dat scheelt veel kletspraat en geeft mij meteen de juiste context.
- Mijn planning is betrouwbaar. Spreek ik iets met u af, dan staat het direct in mijn agenda. Geen dubbelboekingen, geen “ik bel u nog terug” die wegglipt.
- Uw factuur klopt en is betaalbaar via iDeal. Geen typefouten meer omdat ik ’s avonds gegevens overtype, en u kunt direct via de link betalen.
- Uw F-gassen rapport is altijd correct. Wat ik bij u heb gevuld, staat exact in mijn administratie. Mocht u ooit een verzekeringskwestie of garantie-issue hebben, dan kan ik snel het bewijs leveren.
Gemaakt voor de regels van het vak
Wat Snellio voor mij echt onmisbaar maakt, is dat het door en door is gebouwd met onze regelgeving in gedachten. De software kent de eisen van de F-Gassen verordening (EU 517/2014 en de nieuwe EU 2024/573). Lekcontrole-cycli worden automatisch berekend op basis van CO2-equivalent. Een installatie met 3 ton CO2-equivalent moet jaarlijks gecontroleerd worden, eentje met meer dan 30 ton zelfs elke 6 maanden. Snellio onthoudt dat per installatie en geeft mij vanzelf een seintje wanneer een check verloopt.
De certificeringen zitten er ook in. Een Stek-nummer-veld voor mijn persoonscertificering BRL200, monteur-certificering die wordt vastgelegd per werkbon, en jaarrapportage met één klik die voldoet aan BRL100. Voor de klant betekent dit zekerheid: alles wat aan uw installatie gebeurt is volledig traceerbaar.
Alle data staat opgeslagen in Europa (specifiek in Frankfurt), volledig AVG-conform, met dagelijkse back-ups. Uw gegevens zijn dus niet alleen veilig, ze zijn ook gewoon van u.
Drie problemen waar elk koeltechniek-bedrijf tegenaan loopt
Als ik praat met collega-installateurs op beurzen of in WhatsApp-groepen, kom ik vrijwel altijd dezelfde drie pijnpunten tegen:
Werkbon-chaos
Papieren bonnen die kwijtraken of slecht leesbaar zijn. Excel-bestanden die niemand bijhoudt. Klanten die weken later bellen voor een bon die nooit verstuurd is.
F-gassen-rompslomp
Mutaties met de hand bijhouden, twijfels of het wel klopt voor de audit, en stress als de BRL100-audit eraan komt en alles teruggezocht moet worden.
Planning-puzzel
Elke monteur in zijn eigen Google Calendar, klant belt vier keer omdat hij geen bevestiging heeft, dubbelboekingen die pas op de dag zelf opvallen.
Snellio is precies op deze drie pijnpunten gebouwd. Het is geen tool die “ook nog wel iets met koudemiddelen kan”, maar een tool die vanuit het koeltechnisch vak is bedacht en daarna pas naar buiten kijkt.
Voor collega-installateurs: 14 dagen gratis proberen
Mocht u zelf installateur zijn en dit verhaal herkennen, dan kunt u Snellio 14 dagen gratis uitproberen. Pakketten beginnen bij € 10 per maand voor de kleinste varianten en lopen door tot enterprise-pakketten voor bedrijven met meerdere monteurs. Maandelijks opzegbaar, zonder verrassingen.
De bekende koppelingen met Moneybird, SnelStart, Exact, WeFact, Google Calendar en Mollie zitten er allemaal in. Hosting in Europa, support gewoon in het Nederlands. En de support? Die is van mij. Stuur een vraag naar het contactadres en u krijgt mij persoonlijk aan de lijn, niet een eerstelijns helpdesk die nog nooit een vacuümpomp heeft gezien.
Bekijk Snellio zelf
Bent u zelf koeltechniek- of airco-installateur? Bekijk wat Snellio voor uw bedrijf kan betekenen. 14 dagen gratis trial, geen creditcard nodig.
Tot slot
Voor mij is Snellio veel meer dan alleen een handig hulpmiddel. Het is letterlijk de manier waarop ik mijn bedrijf draaiende houd. Werkbonnen, F-gassen, planning, facturatie en boekhouding lopen er allemaal doorheen. Wat vroeger meerdere uren per week kostte, gebeurt nu vanzelf op de achtergrond. Ik heb daardoor meer tijd voor het echte werk: bij u langs komen om uw airco of warmtepomp in bedrijf te stellen en goed onderhouden te krijgen.
Als u zelf een vraag heeft over uw airco-installatie of als u een afspraak wilt maken voor inbedrijfstelling, koelgas vullen of onderhoud, neem dan gerust contact op. En achter de schermen weet u nu hoe ik dat allemaal in goede banen leid.
— Rudy Snel, Snel Airco’s en bouwer van Snellio